Guide sur la lettre de motivation

Vous préparez votre candidature à une offre d’emploi ou de stage ? Vous avez fini de rédiger votre CV et vous vous attaquez désormais à la fameuse lettre de motivation ? Comme son nom l’indique, ce document doit parler de vos motivations. Par définition, la lettre de motivation est donc plus vague à appréhender qu’un CV qui, lui, se veut factuel sur votre parcours et vos compétences. Alors, comment rédiger une bonne lettre de motivation ? Comment faire en sorte que votre lettre de motivation complète parfaitement votre CV ? Vous trouverez dans ce guide tous les conseils dont vous avez besoin pour écrire une lettre de motivation parfaite!

Quelques généralités sur la lettre de motivation

Longueur de la lettre

Les mêmes règles s’appliquent qu’avec le CV. Une lettre de motivation doit tenir sur une page. Sa présentation doit être aérée et donner envie de lire. Pour cela, une mise en page sous forme de paragraphes est indispensable (voir ci-dessous). Une lettre de motivation trop courte donnerait à penser que vous n’avez pas passé beaucoup de temps à y réfléchir. Ce serait assurément un mauvais signal envoyé à votre recruteur. À l’inverse, une lettre trop longue ne serait pas très engageante à lire. De plus, le recruteur pourrait se dire que vous manquez d’esprit de synthèse.

Format de la lettre

Le document manuscrit bénéficie toujours d’une très bonne cote puisqu’il permet de tisser un lien beaucoup plus personnel qu’un document dactylographié. Toutefois, en rédigeant votre lettre de motivation, vous ne cherchez pas à créer un lien personnel avec votre potentiel recruteur mais bel et bien à l’informer. Une lettre dactylographiée sera donc de meilleure facture. Sa lisibilité et son format seront meilleurs et ne risqueront pas de brouiller le message que vous souhaitez passer. De plus, il est désormais courant que les entreprises utilisent des logiciels pour « décrypter » votre lettre et votre CV, à la recherche de mots-clés. Avec une lettre manuscrite, quand bien même vous auriez une très belle écriture, cet exercice ne serait pas possible. Vous vous feriez alors remarquer mais pas forcément pour les bonnes raisons !

À moins que cela ne vous soit demandé, vous n’avez pas besoin d’appliquer un graphisme particulier. Limitez-vous au strict nécessaire, la présentation doit être sobre. Préférez les polices classiques du type Times New Roman, Calibri ou Century Gothic. Choisissez une taille de police standard entre 10 et 12. Si votre lettre est relativement peu fournie, préférez une police 12 pour que le contenu puisse (visuellement) remplir harmonieusement la page. À l’inverse, si vous avez beaucoup d’information, préférez la police 10 pour limiter la taille de la lettre à une page. Enfin, comme sur votre CV, n’hésitez pas à mettre quelques mots clés en gras si vous le souhaitez. De plus, n’oubliez pas d’appliquer le style « justifié » à vos paragraphes et d’enregistrer la lettre sous format PDF.

Formulation de la lettre

Le ton employé dans la lettre doit être en adéquation avec l’emploi et le domaine auxquels vous postulez. Si le domaine est de nature technique, la sobriété est de mise. Exposez vos idées de manière factuelle et relativement formelle. Par contre, si vous êtes dans un domaine artistique, il sera de bon ton de rechercher une originalité dans votre lettre. De même, certaines offres d’emploi ou de stage demandent une lettre originale. Dans ce cas, foncez et n’hésitez pas à pousser l’imagination aussi loin que possible !

Quoi qu’il en soit, vous devez veillez à ce qu’il n’y ait pas de fautes d’orthographe dans la lettre. Si vous n’êtes pas sûr de l’orthographe d’un mot, vérifiez dans un dictionnaire. Si la tournure de votre phrase est compliquée, pensez à simplifier. Ne prenez aucun risque du point de vue de la grammaire ou de la rédaction. Pour être sûr que votre texte est impeccable sur ce point, n’hésitez pas à la faire relire par une personne tierce.

Personnalisation de la lettre

À la lecture de votre lettre, le recruteur doit comprendre que vous avez passé du temps à réfléchir sur son offre de travail ou de stage. Il doit percevoir que vous vous êtes posé des questions et que cette lettre est tout sauf un copié-collé d’une précédente lettre. C’est pourquoi il est capital que vous personnalisiez la lettre à chaque offre, comme vous êtes encouragé à le faire avec votre CV par ailleurs.

Bien sûr, la mise en forme et les formules de politesse peuvent rester les mêmes. Par contre, vous devez faire évoluer le contenu. Deux offres d’emploi (ou de stage) ne sont jamais rigoureusement identiques. Quand bien même elles le seraient, l’entreprise est certainement différente. Vous devez donc adapter votre contenu à ces spécificités.

La structure d’une lettre de motivation

Votre esprit fourmille d’idées ? Vous êtes prêt à vous lancer dans la rédaction de votre lettre ? Suivez nos conseils, nous vous guidons pas à pas. Nous vous proposons ci-dessous une structure standard de lettre. N’hésitez pas à adapter les idées à votre situation personnelle.

Une structure à trois paragraphes qui suit la logique suivante est généralement très appréciée:

• « Vous »: le premier paragraphe parle de l’entreprise à laquelle vous postulez;
• « Je »: le deuxième paragraphe parle de votre profil;
• « Nous »: le troisième paragraphe souligne les avantages d’un « partenariat » entre vous et l’entreprise.

Chaque paragraphe doit commencer avec un alinéa et être espacé du suivant. Ajustez la taille de vos paragraphes de manière à ce que la présentation reste aérée. Un gros paragraphe chargé n’incite pas le recruteur à la lecture. De plus, dites-vous que la personne en charge du recrutement consulte peut-être votre lettre depuis un smartphone. Le confort de lecture est donc à prendre en compte.

La structure à trois paragraphes doit ressortir clairement à l’œil. L’idée à retenir avec cette structure est d’associer un objectif avec un paragraphe. Ainsi, vous assurez une certaine logique de lecture et de pensée. De ce fait, vous vous assurez que votre recruteur gardera une image précise du message que vous souhaitez lui transmettre.

En-tête

En général, il n’est pas nécessaire de mettre une photo dans l’en-tête de votre lettre. Vous avez probablement déjà mis une photo sur votre CV.

En haut à gauche, la lettre doit commencer par vos informations personnelles, telles que votre nom et prénom ainsi que vos coordonnées (adresse, numéro de téléphone, email). Puis, en-dessous à droite, vous devez faire figurer les informations liées au destinataire de la lettre telle que le nom de l’entreprise, le nom et le prénom du recruteur (si vous le connaissez) et l’adresse. En-dessous, n’oubliez pas d’inclure la mention « À (Ville), le (Date) ».

Enfin, indiquez l’objet de la lettre avec une formule telle que « Objet : Candidature au poste XX ». Si vous avez une référence de poste, incluez-la, sinon tenez-vous en à l’intitulé du poste. Puis, commencez votre lettre par la formule de politesse adaptée « Madame, Monsieur ». Bien entendu, si vous connaissez déjà le nom de la personne qui lira votre lettre, ne manquez pas de le mentionner.

Le premier paragraphe

Essayez d’imaginer ce qu’un recruteur qui ne vous connaît pas voudrait savoir en premier. Il apprécierait certainement que vous vous présentiez et que vous expliquiez pourquoi vous lui écrivez. C’est l’idée que vous devez garder à l’esprit lorsque vous rédigez le premier paragraphe de votre lettre de motivation.

Résistez à l’envie de commencer votre lettre par la formulation « Je m’appelle… ». Votre nom et prénom figurent déjà en en-tête de votre lettre. Ne perdez donc pas un espace précieux pour vous présenter de nouveau. De plus, cela vous desservirait car cela donnerait une impression scolaire et non professionnelle.

Alors, comment vous présenter ? Vous pouvez éventuellement commencer votre lettre par une phrase d’introduction qui énonce très succinctement votre profil. Ensuite, vous voudrez exprimer votre intérêt pour l’entreprise à laquelle vous postulez. Vous devez montrer à votre recruteur que vous connaissez bien l’entreprise et que vous l’avez délibérément choisie. Quelles caractéristiques de l’entreprise vous attirent ? Qu’est-ce qui la distingue de ses concurrents ? Essayez d’être le plus précis possible. Pour cela, faites des recherches sur l’entreprise en question afin de connaître ses effectifs, ses activités, ses valeurs fondamentales et ses objectifs.

Comment faire si l’entreprise n’a rien de spécialement remarquable et que vous ne l’avez pas vraiment choisie ? Dans tous les cas, il vous faut trouver un moyen de la valoriser. Par exemple, mentionnez que vous appréciez son échelle familiale qui est propice à la formation et à l’intégration des nouveaux. Vous pouvez également parler de votre intérêt pour le domaine en général.

Le second paragraphe

Le second paragraphe doit contenir les informations liées à votre expérience. En général, c’est le paragraphe le plus long. Mais comme pour votre CV, souvenez-vous que la place est limitée. Sélectionnez donc uniquement les informations les plus pertinentes. Pour faire votre sélection, étudiez l’offre d’emploi ou de stage.

Dans cette partie, détaillez certaines expériences qui se trouvent dans votre CV. Donnez donc des informations qui ne se trouvent pas déjà sur votre CV. Par exemple, ces informations peuvent consister à:

• Définir plus précisément la mission qui vous a été confiée;
• Quantifier plus finement votre réussite;
• Évoquer les difficultés que vous avez su surmonter.

Vous hésitez à parler de plusieurs expériences ? Rappelez-vous qu’il est toujours préférable de bien détailler une seule expérience particulièrement intéressante plutôt que de survoler trop d’expériences à la fois.

Comme pour tout le monde, votre profil a des forces et des faiblesses du point de vue d’un recruteur. Par exemple, une faiblesse pourrait être le fait que vous avez interrompu votre carrière ou que vous avez connu un licenciement. Surtout, n’évoquez pas ces faiblesses dans la lettre. L’idée n’est pas de mentir sur votre profil mais plutôt de mettre en valeur vos points forts. De toute manière, à la lecture de votre CV, le recruteur identifiera ces « faiblesses » si elles existent. Il sera toujours temps de les transformer en force lors de l’entretien.

Le troisième paragraphe

L’objectif du troisième paragraphe est de montrer à votre recruteur le lien qui existe entre son entreprise (premier paragraphe), votre expérience (second paragraphe) et l’offre d’emploi ou de stage. L’objectif est donc capital. C’est là qu’il faut mettre en avant les fameuses « soft skills » tant recherchées par les recruteurs. De plus, étant donné que le recruteur terminera sa lecture de votre lettre par ce paragraphe, nul doute que celui-ci conditionnera fortement ce qu’il en retiendra.

La rédaction de ce paragraphe nécessite beaucoup plus de temps que les deux précédents. C’est certainement celui que vous souhaiterez le plus personnaliser. En effet, tout l’enjeu pour vous est d’amener le recruteur à déduire par lui-même que votre profil est en totale adéquation avec sa recherche. L’équilibre est donc de mise. Si l’adéquation que vous faites est trop directe, le recruteur aura la désagréable impression que vous lui indiquez quoi pensez, voire pire, que vous essayez de lui forcer la main psychologiquement. Si en revanche le lien est trop subtil, le recruteur risque de passer à côté du message que vous souhaitez lui adresser.

Pour bien rédiger ce paragraphe, une technique est de repérer des qualités ou des compétences spécifiques qui sont mentionnées dans l’offre. Puis, reprenez-les dans ce paragraphe en évoquant un fait ou une information qui prouve que vous avez cette compétence. Pour plus de subtilité, il est parfois possible d’utiliser un synonyme plutôt que de citer in extenso la compétence ou la qualité de l’offre. Dans ce cas, préférez un synonyme dont le sens serait plus large que la compétence citée dans l’offre. Ce faisant, vous montrez au recruteur que vous avez parfaitement compris le profil recherché. Vous évitez le côté scolaire de répéter mot pour mot une information donnée dans l’annonce. Et surtout, vous surprenez le recruteur en excédant ses attentes.

Par exemple, si l’offre d’emploi demande à ce que vous ayez le sens des responsabilités, vous pouvez utiliser le terme d’« autonomie ». Plus large, ce terme correspond à quelqu’un de sérieux mais pas uniquement. L’autonomie véhicule également les notions de proactivité et de discipline. Et si le recruteur recherche quelqu’un de « sérieux » ? Préférez le terme « rigoureux ». En plus du sérieux, quelqu’un de rigoureux est perfectionniste (dans le bon sens du terme) et sait parfaitement s’adapter à toute procédure. L’offre demande à ce que vous maîtrisiez l’anglais technique ? Si votre anglais est excellent, parlez d’ « anglais courant ». Cela permettra au recruteur de savoir que vous n’aurez aucune difficulté à lire et à comprendre un document technique en anglais. De plus, il sera séduit à l’idée que vous pouvez engager des conversations sur des sujets standards avec des clients étrangers.

Dans ce paragraphe vous devez mettre un maximum de chances de côté. Vous pouvez donc aussi parler d’autres compétences qui intéresseraient le recruteur mais qui ne sont pas dans l’annonce. Par exemple, il est possible que vous ayez lu des informations sur le site internet de l’entreprise ou que vous ayez entendu l’interview d’un de ses responsables. Dans ce cas, si vous avez la place, n’hésitez pas à le mentionner dans votre lettre, le recruteur sera agréablement surpris. Un exemple pourrait être : « Lors d’une interview, Monsieur XXX, directeur commercial, a évoqué la volonté forte de l’entreprise de développer ses ventes en Italie. Ma connaissance de l’italien et mon expérience dans le domaine du commerce international me permettront de vous aider dans cette démarche ». Si vous n’avez pas la place, gardez l’idée au chaud, vous aurez l’occasion de la glisser lors de l’entretien.

Enfin, n’utilisez que des verbes qui ne laissent pas place au doute. Par exemple, n’employez pas des formules telles que « je pense », « il me semble » ou encore le conditionnel. Cela véhiculerait l’idée que vous n’êtes pas sûr de vous.

Conclusion de la lettre

Terminez votre lettre par une formule de politesse standard du type :

• « Merci pour l’attention que vous porterez à ma candidature. Veuillez recevoir Madame, Monsieur, mes salutations distinguées »;
• « Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sincères salutations »;
• « Restant à votre disposition pour toute information complémentaire, je suis disponible pour vous rencontrer lors d’un entretien à votre convenance. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués »;
• « Dans l’attente d’une réponse que j’espère favorable, je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées ».

Le recruteur ne vous en voudra pas de mettre une formule idiomatique ! Par contre, il serait dommage que vous fassiez une erreur de parcours à ce stade. Évitez donc la condescendance ou la surenchère sentimentale dans votre formule de politesse. Par exemple, bannissez les formules du type « Je vous prie madame, monsieur, d’agréer l’assurance de mon infinie bienveillance » ou encore « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de ma profonde considération ».

La lettre de motivation allant de pair avec votre CV, n’oubliez pas de mettre en bas de page la mention « PJ : CV ». Enfin, pensez à signer la lettre. Plutôt que de remettre votre nom, il est préférable d’ajouter une signature manuscrite. Pour cela, vous pouvez imprimer la lettre, la signer puis la scanner. Toutefois, la qualité du rendu final pourrait laisser à désirer. Il est préférable de scanner votre signature et de l’insérer directement dans le document avant de le convertir en PDF.